KİŞİSEL VERİ İŞLEME POLİTİKASI

1. GİRİŞ 

 

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 20. maddesi uyarınca, herkes kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını talep etme hakkına sahiptir. Bu hak, kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) ile kişisel verilerin işlenmesinde kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korunması ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esaslar düzenlenmiştir. Bu doğrultuda hazırlanan bu Politika’nın amacı KVK Kanunu düzenlemelerine ilişkin yükümlülüklere uyumun sağlanmasıdır.

İşbu Politika’nın amacını, Politika ile yönetilen, KOLO HOLDİNG A.Ş. (KOLO HOLDİNG)’in müşteri, ziyaretçi, tedarikçi ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunması oluşturmaktadır. Çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunması, bu Politika’daki esaslarla paralel olarak kaleme alınan KOLO HOLDİNG Çalışanlarının Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Politika altında yönetilmektedir.

İşbu KURALLARA yönlendirme yapan bölüme onay verilmesi durumunda bu kuralların tamamı ile ilgili bilgi sahibi olunduğu, bunların okunduğu ve Veri sahibi’nin bu içerik ile ilgili olarak KOLO HOLDİNG’e yetki verdiği KABUL EDİLMİŞ SAYILACAKTIR.

 

KOLO HOLDİNG, işbu Kişisel Verilerin Korunması Hakkındaki düzenlemeleri kısmen ya da tamamı ile yürürlükteki mevzuatta yapılabilecek değişiklikler çerçevesinde her zaman güncelleme hakkına sahip olup, yasal mevzuat değişiklikleri hem KOLO HOLDİNG hem de takipçilerimizi bağlayıcı olarak kabul edilecektir.

 

2. AMAÇ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. KVK Kanunu, kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin Anayasa tarafından da korunan özel hayatın gizliliği de dahil olmak üzere gerçek kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerini belirlemek için düzenlenmektedir. Ayrıca 6563 Sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun da kişisel verilerin korunmasına ilişkin hüküm içermektedir. 5237 Sayılı Türk Ceza Kanunu hükümleri yoluyla da kişisel verilerin korunması için bazı hallerde cezai yaptırımlar öngörülmüştür.

Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere, kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek amacıyla KOLO HOLDİNG A.Ş. (“KOLO HOLDİNG”) Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) hazırlanmıştır.

Politika ile KOLO HOLDİNG tarafından yürütülen faaliyetlerin KVK Kanunu’nda yer alan ilkelere uyumlu olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi benimsenmiştir.

Bu Politika ile KOLO HOLDİNG müşterileri ve ziyaretçilerine ilişkin olarak aşağıdaki hususlarda bilgilendirme yapılması amaçlanmaktadır:

• Kişisel verilerin kim tarafından toplandığı,

• Kişisel verilerin hangi amaçlarla ve nasıl işlendiği,

• KOLO HOLDİNG’in kişisel verileri kimlere ve hangi amaçlarla aktardığı,

• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebinin neler olduğu,

• İşlenen kişisel verilere ilişkin olarak KOLO HOLDİNG çalışanlarının hangi haklara sahip olduğu,

• Veri güvenliğinin sağlanması için alınan idari ve teknik önlemlerin neler olduğu.

 

3. KAPSAM

İşbu Politika’nın kapsamı dâhilinde kişisel verileri işlenen veri sahipleri aşağıdaki şekilde kategorize edilmiştir:

MüşterilerHerhangi bir sözleşmesel ilişki olup olmadığına bakılmaksızın KOLO HOLDİNG veya bağlı şirketleri tarafından yürütülen faaliyetler kapsamında iş ilişkileri dolayısıyla kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler

Üçüncü KişilerPolitika’da tanımlanmamış olmasına rağmen işbu Politika çerçevesinde kişisel verileri işlenen tedarikçi, aday müşteri, aday çalışan, şikayet sahibi, stajyer vb. dâhil fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere diğer gerçek kişiler

4. TANIMLAR

İşbu Politika’da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:

Açık rızaBelirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan, izin verilen konuda muhataba izin ve yetkiler sağlayan rıza,

Anonim hale getirmeKişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi,

ÇalışanKOLO HOLDİNG’e bağımlı olarak, belirli veya belirsiz süreli olarak iş gören tüm gerçek kişiler,

Hizmet SağlayıcısıKOLO HOLDİNG’in hizmet aldığı ve/veya verdiği şirket (tedarikçi, taşeron, vb.) personeli

Kişisel veriKimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi,

Kişisel verilerin işlenmesiKişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem,

Kişisel Veri SahibiKVK Kanunu’nda “ilgili kişi” olarak addedilen, kişisel verisi işlenen gerçek kişi

Kişisel Veri Sahibi Başvuru FormuKOLO HOLDİNG çalışanlarının KVK Kanunu’nun 11. maddesinde açıklanan haklarına ilişkin başvurularını yaparken yararlanacakları başvuru formu,

KVK Kanunu6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

KVK KuruluKişisel Verileri Koruma Kurulu,

Özel nitelikli kişisel veriKişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,

Veri EnvanteriKOLO HOLDİNG’in iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grubu ve ilgili kişisel veri sahibi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve detaylandırdığı envanter

Veri İşleyenVeri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.

Veri SorumlusuKişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

Veri Sorumluları SiciliKişisel Verileri Koruma Kurulu gözetiminde Başkanlık tarafından tutulan veri sorumluları sicili

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER

KVK Kanunu’nun 3. maddesi uyarınca, kişisel verilerinin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem kişisel verilerin işlenmesi kapsamına girmektedir.

Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur:

• a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma

  Şirketimiz, Anayasa başta olmak üzere, KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak, kişisel verileri işleme faaliyetlerini hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak yürütür.

• b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma

  Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işlenmesi faaliyeti yürütülürken kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamaya yönelik her türlü idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

• c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme

  Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetine başlamadan önce kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir.

• d) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma

  Şirketimiz tarafından kişisel veriler, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için gerektiği ölçüde işlenmektedir. Sonradan kullanılabileceği varsayımı ile veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.

• e) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

  Şirketimiz, kişisel verileri, KVK Kanunu ve ilgili ve mevzuatta öngörülen veya veri işleme faaliyetine ilişkin amaçların gerektirdiği süre ile sınırlı olarak saklamaktadır.

 

6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI 6.1. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Şirketimiz, kişisel veri sahibinin açık rızası ile veya KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde öngörülen hallerde açık rıza olmaksızın kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri işleyebilmektedir. Aşağıda sayılanlardan birinin varlığı halinde, KOLO HOLDİNG, veri sahibinin kişisel verilerini açık rıza aranmaksızın işleyebilecektir:

a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.

c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

d) Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

e) Kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

f) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

g) Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

6.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi:

Şirketimiz, hukuka aykırı olarak işlendiklerinde ayrımcılık yaratma riski taşıyan özel nitelikli olarak belirtilen kişisel verilerin işlenmesinde KVK Kanunu’nun 6. maddesinde ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak yürütmektedir. Özel nitelikli kişisel verilerin kişisel veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. Ancak, KVK Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması kaydıyla, aşağıdaki hallerde kişisel veri sahibinin açık rızası olmamasına rağmen özel nitelikli kişisel verileri işlenebilecektir:

a. Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi:

Kişisel sağlık verileri; (i) KVK Kurulu tarafından öngörülecek yeterli önlemleri almak, (ii) genel ilkelere uygun davranmak, (iii) sır saklama yükümlülüğü altında bulunmak kaydıyla aşağıda sıralanan şartlardan birinin varlığı halinde işlenebilecektir:

• Kişisel veri sahibinin yazılı açık rızası

• Kamu sağlığının korunması

• Koruyucu hekimlik

• Tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,

• Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi

b. Sağlık ve Cinsel Hayat Dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Bu kapsamdaki veriler, kişisel veri sahibinin açık rızasının bulunması veya kanunlarda öngörülen hallerde mümkün olacaktır.

 

7. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN KATEGORİZASYON

Kolo Holding Tarafından İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Kişisel Veri KategorisiAçıklamasıİlgili Kişisel Verinin İlişkili Olduğu Veri Sahibi Kategorisi

Aday Müşteri VerisiTicari faaliyetlerden yararlanmak için ilk adımda temin edilen ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgilerAday Müşteriler

Bayi/Acente VerisiFirma'nın uygulamalarını kullanarak Firma ile sözleşmeye dayanarak muayyen bir yer veya bölge içinde daimi surette Firma adına satış yapan sözleşmenin akdinden önce hazırlık çalışmalarını yürüten ve sözleşmenin uygulanması ile tazminatın ödenmesinde yardımcı olan gerçek kişiMüşteriler, Acenteler, Brokerler, Acente Ortakları

Müşteri VerisiTicari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgilerMüşteriler

Üçüncü KişilerKişisel verileri işlenen tedarikçi, kefil, mağdur/hak sahibi, aile bireyleri vb. dâhil fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere diğer gerçek kişilerTedarikçiler

Tedarikçi VerisiÜrün ya da hizmetin sunulabilmesi için gereken bilgilerTedarikçiler

8. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER

KVK Kanunu uyarınca KOLO HOLDİNG, kişisel verilerin korunması ve işlenmesi kapsamında hukuki yükümlülükleri bulunmaktadır. Söz konusu yükümlülükler şu şekilde sıralanmaktadır:

8.1. Aydınlatma yükümlülüğü

KOLO HOLDİNG, kişisel verilerin toplanması sırasında, ilgili kişiyi aydınlatmak ve bu kapsamda ilgili kişiye ilgili mevzuat düzenlemeleri dâhilinde aşağıdaki hususlarda bilgi vermekle yükümlüdür:

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

• Kişisel verileri toplanmanın hukuki sebebi,

• İlgili kişinin hakları.

KOLO HOLDİNG aydınlatma yükümlülüğü kapsamında; farklı araçlar ile ilgili kişileri kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin bilgilendirecektir.

8.2. Bilgilendirme yükümlülüğü

KVK Kanunu 11. Maddesinde düzenlenmiş bulunan, kişisel verinin temin edildiği ilgili kişinin kişisel verilerinin korunmasına ilişkin hakları (İşbu belge Haklarınız Bölümü) belirtildiği gibidir. KVK Kanunu uyarınca KOLO HOLDİNG, söz konusu haklara ilişkin iletilen talepleri değerlendirerek; İlgili Kişileri talepleri doğrultusunda yapılacak işlem ve kapsam dâhilinde bilgilendirmekle yükümlü olup işbu bildirim yasal mevzuat tarafından emredilen süre içinde gerçekleştirilecektir.

Söz konusu talepler, İlgili Kişiler tarafından yazılı olarak veya KVK Kurulu tarafından belirlenecek diğer yöntemlerle KOLO HOLDİNG’e uygun şekilde iletilmelidir. KOLO HOLDİNG, Kurulun bu konudaki kararına aykırılık teşkil etmemek üzere İlgili Kişi’ ye başvuru ve haklarını kullanmak hususunda daha fazla olanak sağlamak için çalışmaktadır.

8.3. Veri güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanması yükümlülüğü

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

8.3.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Teknik Tedbirler

KOLO HOLDİNG kişisel verilerinizi korumak amacıyla her türlü teknik, teknolojik güvenlik önlemlerini almış olup olası risklere karşı kişisel verilerinizi koruma altına almıştır.

8.3.2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan İdari Tedbirler

• KVK Kanunu’na ilişkin şirket çalışanlarının eğitilmesi ve bilinçlendirilmesi,

• Kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş sözleşmelere kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini yerine getireceğine ilişkin kayıt eklenmesinin sağlanması,

• KVK Kanunu’na uyum için yerine getirilmesi gerekenlerin tespit edilmesi ve uygulamaları için iç politikaların hazırlanması,

8.3.3. Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Şirketimiz bu durumu en kısa sürede ilgili veri sahibine ve Kurul’a bildirecektir.

8.4. Veri Sorumluları Siciline kaydolma yükümlülüğü

KOLO HOLDİNG, KVK Kanunu 16. maddesi uyarınca, KVK Kurulu tarafından Yönetmelik ve sair mevzuat dairesinde gerekli şartları sağladığı takdirde; belirlenen ve ilan edilen süre içinde Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmakla yükümlüdür.

 

9. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ KURALLARI 9.1. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin uyulacak ilkeler:

Toplanan tüm kişisel veriler, KVK Kanunu 4. maddesinde sayılan ilkelere, 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlara uyumlu bir şekilde işlenecektir. KOLO HOLDİNG, KVK Kanunu 4. maddesi uyarınca; kişisel verilerin işlenmesi konusunda hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde kişisel verileri işlemekle sorumludur.

Bu Çerçevede;

• KOLO HOLDİNG, kişisel verilerin işlenmesi sırasında kanunların ve diğer hukuki düzenlemelerin öngördüğü kural, yasak, hak ve ilkelere uygun şekilde hareket etmekle yükümlüdür.

• KOLO HOLDİNG, dürüstlük kurallarına uygun olmanın gereği kişisel verilerin işlenmesi sırasında şeffaf olacak ve bilgilendirme ve aydınlatma yükümlülüğüne uyacaktır.

• KOLO HOLDİNG, kişisel verileri, meşru ve hukuka uygun sebeplerle, yani ancak yasal olarak açıkça belirli ve hukuka uygun olan sınırlı amaçlarla, izin alması gereken hallerde kendisine verilen izin kapsamında işleyebilecektir.

• KOLO HOLDİNG, kişisel verileri gerekli olduğu ölçüde işleyecektir. Bu kapsamda orantılık ilkesi dikkate alınarak kişisel veriler, KOLO HOLDİNG tarafından yürütülen faaliyetler ve bu faaliyetler kapsamındaki amacın gerektirdiği haller dışında kullanılmayacaktır. Ayrıca amaca ulaşmayı sağlayacak ölçü aşılarak ihtiyaç olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılacaktır.

• KOLO HOLDİNG, kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edecek ve bu sürenin sona ermesi sonrasında, herhangi bir gerekçe ile bu verileri (Mümkün olması durumunda) anonim hale getirmeden saklamayacaktır.

 

10. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI VE SAKLAMA SÜRELERİ 10.1. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

KOLO HOLDİNG kişisel verileri, KVK Kanunu 5 ve 6. maddeleri ile uyumlu olarak, Aşağıda belirtilenler ile benzeri amaçlar için, onay alınması gereken hallerde, yasal mevzuat kapsamında veri sahibi kişinin onayı alınarak işlemektedir.

Kişisel ve iletişim verileri: 

Adı- soyadı, telefon, e-mail bilgileri İnsan Kaynakları, Bilgi İşlem ve Müşteri ilişkileri bölümleri tarafından

• Soruları cevaplamak ve etkin bir hizmet sunmak,

• İletişim için adres ve diğer gerekli bilgileri kaydetmek,

• Elektronik (internet) veya kâğıt ortamında işleme dayanak olacak tüm kayıt (IP, log) ve belgeleri (iletişim formu) düzenlemek,

• Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi verebilmek,

• Hizmetlerimiz ile ilgili şikâyet ve önerileri değerlendirebilmek,

• Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakların kullanılabilmesi amacıyla işlenmektedir.

Tedarikçi Verisi; 

Satın alama ve İdari İşler birimi tarafından şirket tedarikçileriyle olan ilişki ve işlemlerin sürdürülmesi amacıyla sürecinin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.

Muhasebe birimi tarafından BA / BS raporlama sürecinin yürütülmesi amacıyla işlenmekte ve serbest muhasebeci mali müşavir ve çalışanlarına aktarılmaktadır.

İdari işler birimi tarafından kargo işlemlerinin takibinin yapılması amacıyla işlenmektedir.

10.2. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri

Şirketimiz kişisel verilerin saklanması için ilgili mevzuatta bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit eder. İlgili mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süreye riayet eder; bir sürenin öngörülmemiş olması hâlinde kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş ve ilgili mevzuat ve/veya Şirketimizin belirlediği saklama sürelerinin sonuna gelinmişse yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilecektir. İleride kullanılabilme ihtimaline dayanılarak Şirketimiz tarafından kişisel veriler saklanmamaktadır.

 

11. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI POLİTİKASI

Kişisel veri aktarımlarında uygulanacak usul ve esaslar KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiş olup kişisel veri sahibinin kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri yurtiçi ve yurtdışındaki üçüncü kişilere aktarılabilmektedir. Hizmetlerin yerine getirilmesi için, kişisel verileriniz Kanun ve sair mevzuat (Sigortacılık Kanunu, Vergi Usul Kanunu 1136 sayılı Avukatlık Kanunu ve bu sayılan kanunlara ilişkin sair yönetmelikler, denetleyici ve düzenleyici kurum ve kuruluşların düzenlemeleri ile kamu otoritelerinin zorunlu kıldığı haller dâhil olmak fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere), KOLO HOLDİNG tarafından işlenebilecektir ve www.koloholding.com/istiraklerimiz adresinde yayınlanan KOLO HOLDİNG’in bağlı şirketleri, hizmet aldığı üçüncü kişiler, anlaşmalı kurumlar, hukuki uyuşmazlıkların çözümü amacıyla avukatlar, vekâlet ilişkisi içerisinde olduğumuz gerçek ve tüzel kişiler, iş ortaklarımız, verilerin bulut ortamında saklanması hizmeti aldığımız yurtiçi/yurtdışı kişi ve kurumlarla, ticari elektronik iletilerin gönderilmesi konusunda anlaşmalı olduğumuz yurtiçi/yurtdışındaki kuruluşlarla, ve diğer üçüncü kişilerle paylaşılabilecektir. Ancak, her halükarda istisna halleri hariç olmak üzere kişisel veriler kişisel veri sahibinin açık rızası olmaksızın aktarılamaz.

11.1. Kişisel Verilerin Yurt İçinde Aktarımı

KVK Kanunu’nun 8. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin yurt içinde aktarımı işbu Politika’nın “Kişisel Verilerin İşlenme Şartları” başlıklı 6. bölümünde belirtilen koşullardan birinin sağlanmış olması kaydıyla mümkün olacaktır.

11.2. Kişisel Verilerin Yurt Dışında Aktarımı

KVK Kanunu’nun 9. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin yurt dışına aktarılması halinde, yurt içi aktarımlarına ilişkin koşulların sağlanmış olmasının yanı sıra aşağıdaki hususlardan birinin varlığı aranmaktadır:

• Aktarım yapılacak ülkenin Kurul tarafından ilân edilen yeterli korumaya sahip ülkeler arasında sayılması veya

• Aktarım yapılacak ülkede yeterli korumanın bulunmaması halinde, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunmalıdır.

Bu şartlardan birinin varlığı olmaksızın kişisel veriler kişisel veri sahibinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz.

11.3. Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişi Grupları

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak ve işbu Politika kapsamı dâhilinde olan kişisel veri sahiplerinin kişisel verileri aşağıda belirtilen kişi gruplarına belirtilen amaçlar çerçevesinde aktarabilir:

KİŞİ GRUPLARITANIMAKTARIM AMACI

Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarıİlgili mevzuat hükümlerine uygun olarak Şirketimizin bilgi ve belgelerini almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıİlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi çerçevesinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak

Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileriİlgili mevzuat hükümlerine uygun olarak Şirketimizden bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileriİlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak.

12. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ

KVK Kanunu’nun 7. maddesi uyarınca, kişisel verilerin ilgili mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine Şirketimiz tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Bu hususa ilişkin usul ve esaslar KVK Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak oluşturacak ikincil mevzuata göre yerine getirilecektir.

 

13. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine yapılması gereken bilgilendirme işbu Politika’nın yanı sıra KOLO HOLDİNG Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Kişisel veri sahipleri, kişisel verilerinin işlenmesi faaliyetlerine ilişkin şikâyet veya taleplerini ilgili formda belirtilen esaslar çerçevesinde tarafımıza ulaştırabilir.

13.1. Başvuru Hakkı

KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, kişisel verileri işlenen herkes Şirketimize başvurarak kendisi ile ilgili aşağıda yer alan konularla ilgili taleplerde bulunabilir:

KVK uyarınca Veri Sahibi ilgili kişi verilerinin;

a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d) Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,

e) Kişisel verilerinin eksik / yanlış işlenmişse yada değişmiş ise düzeltilmesini isteme,

f) Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme,

g) aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,

h) İşlenen kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

i) Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Kişisel veri sahibi ilgili kişiler kanunda belirtilen haklarına ilişkin taleplerini İnternet sitesindeki KVK başvuru formu kullanılarak yazılı olarak (elden alınan evraklarda kimlik doğrulaması yapılmak suretiyle ya da noter vasıtasıyla) veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi, Güvenli Elektronik İmza, Mobil İmza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle Şirketimize iletebileceklerdir.

Unvan: KOLO HOLDİNG A.Ş.

Mersis no: 0388107140200001

Fiziki Posta adresi: Küçükbakkalköy Mah. Vedat Günyol Cad No:8 Ataşehir/İstanbul

Veri Sorumlusu: KOLO HOLDİNG A.Ş.

13.2. Başvuru Hakkının Kapsamı Dışında Kalan Durumlar

KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince, aşağıdaki hallerde kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır:

a. Kişisel verilerinin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi,

b. Kişisel verilerinin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,

c. Kişisel verilerinin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,

d. Kişisel verilerinin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarî faaliyetler kapsamında işlenmesi,

e. Kişisel verilerinin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

KVK Kanunu’nun 28. maddesinin 2. fıkrası gereğince kişisel veri sahiplerinin haklarını (zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere) ileri sürmeleri mümkün olamayacaktır:

a. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

b. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

c. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

d. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

13.3. Cevap Verme Usulü

KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak Şirketimiz, kişisel veri sahibinin yapmış olduğu başvuru taleplerini, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.

Kişisel veri sahibinin başvurusu aşağıda belirtilen durumlarda reddedilebilecektir:

a. Diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engellemesi

b. Orantısız çaba gerektirmesi

c. Bilginin kamuya açık bir bilgi olması

d. Başkalarının gizliliğini tehlikeye atması

e. KVK Kanunu uyarınca kapsam dışında kalan hallerden birinin mevcut olması

14. İŞBU VERİ POLİTİKASININ YAYINLANMASI

İşbu veri politikası ve kurallar, Yasal mevzuat kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü ile birlikte kişisel verileri bulunan kullanıcılara bildirilecek ve KOLO HOLDİNG’e ait internet sitelerinde de yayınlanacaktır. İşbu Politika, gerekli görüldüğü hallerde KOLO HOLDİNG tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde, Politika’nın en güncel haline Şirket’in internet sitesinde yer verilecektir.